Zebranie założycielskie

Producenci rolni, planujący wspólne działania, spotykają się na spotkaniach roboczych. Omawiane są na nich problemy dotyczące funkcjonowania przyszłej grupy, ustala się sposób i przedmiot działania, wybiera najlepszą dla danej działalności formę prawną, opracowuje się akt założycielski. Gdy wszystkie kwestie zostaną omówione i ustalone, zwołuje się zebranie założycielskie. W jego trakcie członkowie podejmują decyzję o powstaniu swojej grupy, przyjmują statut oraz akceptują ważne postanowienia.

Na zebraniu założycielskim przede wszystkim:

ustala się skład komitetu założycielskiego,
członkowie zapoznają się z aktem założycielskim i przyjmują uchwałę o jego zatwierdzeniu,
dokonuje się wyboru władz,
podejmuje się uchwały o rejestrowaniu grupy w KRS/Rejestrze Przedsiębiorców i w Urzędzie Marszałkowskim.

Zgodnie z ustawą o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw, oprócz wymagań określonych w odrębnych przepisach (regulujących działanie określonej formy prawnej), akt założycielski powinien zawierać w szczególności:

- wymóg przynależności do jednej grupy w zakresie danego produktu lub grupy produktów,

- warunek sprzedaży przez członków grupy całości produktów za pośrednictwem grupy i odstępstwa od tej zasady,

Ustanowienie szczegółowych zasad odstępstwa od tej zasady można przekazać w statucie do kompetencji Walnego Zgromadzenia. Ustawa nie precyzuje wielkości sprzedaży poza grupą, jednak naczelną zasadą powinien pozostać obowiązek sprzedaży całości produkcji przez grupę. Odstępstwa powinny stanowić raczej pewnego rodzaju zabezpieczenie i dotyczyć tylko np. nadwyżek produkcyjnych, odmian, którymi grupa nie handluje, towaru niezgodnego z normami jakości ustalonymi przez grupę itp. Jeżeli natomiast już taka sprzedaż poza grupą nastąpi to statut powinien określać obowiązek informowania grupy o wielkości i cenie sprzedaży poza grupą zgodnie z zasadami dotyczącymi odstępstw.

- zasady dostarczania przez członków informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen za produkty sprzedawane poza grupą,

- zasady tworzenia i wykorzystania funduszu specjalnego,

Utworzenie funduszu nie jest obligatoryjne. Jeżeli jednak grupa zdecyduje się na jego utworzenie, musi określić jego wysokość oraz zasady zwrotu funduszu. Fundusz z reguły przeznaczony jest na wypłacanie członkom grupy zaliczek za dostarczone produkty lub grupy produktów oraz inne cele określone w statucie.

- zasady przyjmowania do grupy nowych członków oraz występowania członków z grupy,

Określając warunki członkostwa należy umieścić zapis określający kto może zostać członkiem grupy np. „Członkiem grupy może zostać osoba fizyczna prowadząca gospodarstwo rolne w rozumieniu przepisów o podatku rolnym lub działalność rolniczą w zakresie działów specjalnych produkcji rolnej, będąc producentem […]” I tu określić jakiego produktu. .
Zasady te mogą być dobrowolnie wyrażone, z tym że minimalny okres członkostwa nie może być krótszy niż 3 pełne lata obrachunkowe od dnia wpisu grupy do rejestru grup u marszałka, a informacja o zamiarze wystąpienia z grupy powinna być złożona na piśmie co najmniej 12 miesięcy przed końcem roku obrachunkowego. Przy ustalaniu zasad występowania z grupy warto zapisać, iż „wystąpienie jest skuteczne po wypełnieniu wszystkich zobowiązań wobec grupy”. Pamiętać należy, iż nie może się znaleźć zapis w statucie o nie przyjmowaniu nowych członków, mogą natomiast znaleźć się dodatkowe wymogi i obwarowania warunkujące przyjęcie nowych członków.

- sankcje wobec członków, którzy nie wypełniają nałożonych na nich obowiązków,

Sankcje te mogą przybrać dowolną formę, zaś decyzję w tej mierze uprawnione jest podjąć Walne Zgromadzenie lub inny główny organ grupy. Kary mogą przybrać zarówno postać pieniężną, jak i też polegać mogą na wykluczeniu z grupy, przy czym w takim wypadku należy uważać aby ilość członków nie spadła poniżej 5 osobowego wymogu ustawowego.

- zasady zbywania akcji lub udziałów w spółce,

Umowa członkowska umożliwia grupie legalną sprzedaż produktów w imieniu swoich członków – producentów, prowadzenie rozliczeń z odbiorcami i członkami i potrącanie opłat operacyjnych przed dokonywaniem płatności członkom. Umowa członkowska jest obowiązującym kontraktem pomiędzy grupą a jej członkiem i umożliwia skuteczne handlowanie produktem w określonym standardzie i ilości.

UMOWA CZŁONKOWSKA powinna zawierać pewne zapisy:

1) strony umowy – określenie stron, dokładna nazwa grupy i producenta,

2) przedmiot umowy – należy określić, czego dotyczy zawierana umowa,

3) zobowiązanie – określenie w jakim zakresie producent zobowiązany jest sprzedawać produkty poprzez grupę (% wielkości produkcji, ilość ton, sztuk, produkcja z określonego areału itp.), zobowiązanie do przestrzegania ustalonego harmonogramu dostaw,

4) własność – określenie czy grupa staje się właścicielem produktu i wystawia producentowi fakturę, czy też własność produktów nie przechodzi na grupę lecz bezpośrednio na kupującego na mocy kontraktu wynegocjowanego przez grupę,

5) normy jakościowe produktów – wymagania jakościowe wobec produktu, metody pomiaru jakości, termin w jakim podane zostaną parametry na dany sezon,

6) procedury kontroli jakości – szczegółowy opis procesu kontroli jakości, zasady postępowania z towarem nie spełniającym wymagań jakościowych,

7) niedobór towaru – zapis określający konsekwencje wobec producenta, który nie wywiąże się z ilości lub terminów dostaw,

8) dostawa – zapis powinien określać, która ze stron odpowiada za dostawę towaru do odbiorcy lub punktu dostaw, kto ponosi koszty itp.,

9) obowiązki producenta – zapis, który powinien określać m.in. opis technologii produkcji obowiązującej producenta, zapewnienie wstępu na teren gospodarstwa upoważnionym przedstawicielom grupy, zobowiązanie do udzielania grupie informacji niezbędnych do planowania pracy (wielkości dostaw, terminy, informacje o sprzedaży poza grupą itp.), itp.,

10) obowiązki grupy – zapisy powinny określać i nakazywać promowanie produktów członków grupy, negocjowanie kontraktów w imieniu członków grupy, dostarczenie środków do produkcji, zapewnienie członkom informacji marketingowych, zakaz działalności konkurencyjnej wobec gospodarstw członków, itp.

11) ryzyko – określenie kto ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia lub zniszczenie towaru w czasie gdy jest w dyspozycji grupy,

12) rozliczenia z dostawcą – określenie szczegółów zapłaty za dostarczony towar (zaliczki, terminy płatności, średnia cena sezonu itp.),

13) opłaty – zapis mówiący o opłatach operacyjnych (usługi świadczone przez grupę, wykorzystywanie obiektów i urządzeń, itp.),

14) czas trwania i wypowiedzenia umowy,

15) prawo rozwiązania umowy – zapis dający obu stronom prawo rozwiązania umowy na skutek niewypełnienia zobowiązań, niewypłacalności jednej ze stron lub innych przyczyn,

16) działanie siły wyższej – zapis zabezpieczający obie strony przed ponoszeniem odpowiedzialności za straty wynikłe wskutek działania kataklizmów, klęsk żywiołowych i innych przyczyn na które strony nie mają wpływu,

17) rozwiązywanie sporów – określenie, kto będzie rozstrzygał sprawy sporne (np. sąd powszechny, mediator, sąd polubowny, itp.),

18) zmiany – zapis określający warunki, sposób i możliwości zmiany umowy członkowskiej.

Portale regionalne

Znajdź KSOW na:

Zebranie założycielskie